News — 05 Februar 2018

Mit Hilfe der elektronischen Akte (eAkte) wird ab dem 26.02.2018 im jobcenter ME-aktiv die klassische Aktenhaltung mit Dokumenten in Papierform nach und nach abgelöst.

Das jobcenter ME-aktiv wird hierdurch zu einem modernen und „schlanken“ Dienstleister – Kundinnen und Kunden können weiterhin wie gewohnt ihre Anliegen per Brief adressieren. Der Nutzen für die Kundinnen und Kunden: weniger Wartezeiten und schnellere Auskünfte.

Alles auf dem Schirm – Datenschutz hat Vorrang

Elektronische Aktenführung heißt, dass eingehende Kundenpost gescannt und computerlesbar gespeichert wird. Diese Dokumente werden anschließend weitestgehend automatisch der „richtigen“ Akte zugeordnet. Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehen dann in einem elektronischen Postkorb, dass ein Dokument zur Bearbeitung eingegangen ist. Die Einhaltung des Datenschutzes hat dabei höchste Priorität: Einblick in die elektronische Akte (eAkte) bekommen immer nur die Jobcenter-Beschäftigten, die ihn auch für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen.

Kundinnen und Kunden profitieren von moderner Technik

Die elektronische Akte ist der Grundbaustein für kundenfreundliche Online-Angebote in der Zukunft. Auskünfte und Informationen können schnell und sicher erteilt werden, da ortsunabhängig auf die eAkte zugegriffen werden kann.

Wichtig für alle, die Post ans Jobcenter schicken: Eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch 8 Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet. Am besten also nur dann Originale ans Jobcenter senden, wenn diese ausdrücklich angefordert wurden.

Die elektronische Aktenführung schafft Platz

Die durchschnittliche Akte von Kundinnen und Kunden eines Jobcenters umfasst 300 Seiten, oft auch mehr. Bundesweit lagern zurzeit fast 5 Milliarden Blatt Papier (Stand August 2016) in Jobcentern und täglich würden ohne die Einführung der eAkte rund 1,8 Millionen Blatt hinzukommen. Die elektronische Akte hilft dabei, diese Flut einzudämmen und dadurch mittelfristig auch Lagerkapazitäten im Jobcenter zu sparen.

Hintergrund

Die elektronische Akte wird von der Bundesagentur für Arbeit (BA) schon seit 2012 in den Agenturen für Arbeit und den Familienkassen eingesetzt. Bis Jahresende 2015 wurde dieses Verfahren im Hinblick auf seine Praxistauglichkeit für den Bereich der Grundsicherung (SGB II / „Hartz IV“) erfolgreich erprobt. Die elektronische Akte wird bis Mitte 2018 nach und nach in allen 303 Jobcentern eingeführt, die von der BA gemeinsam mit den Kommunen betrieben werden.

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